8 maneiras de aumentar a sua produtividade e diminuir as horas extras no trabalho

Aumentar a produtividade

Nos dias de hoje muito se discute sobre uma nova jornada de trabalho que equilibre horas trabalhadas versus resultado, uma visão contrária de décadas passadas onde trabalhar até mais tarde todos os dias era sinônimo de comprometimento e produtividade.

Os tempos mudaram e ter uma rotina workaholic definitivamente não é, necessariamente,  sinal de sucesso ou mesmo alta performance.

Para se ter uma ideia, em 2014, a média anual brasileira foi de 1.711 horas trabalhadas por ano, segundo o escritório de St. Louis do Federal Reserve e segundo o banco central americano, e a da OCDE, de 1.763 horas por ano. No mesmo ano, japoneses trabalharam em média 1.729 horas por ano, os canadenses, 1.703, os italianos, 1.719, e os americanos, 1.789.

Segundo dados da Conference Board, em 2015 a produtividade do trabalhador brasileiro equivaleu a 25% da produtividade do trabalhador americano. Se traçarmos um paralelo, ainda que com certo grau de imprecisão entre os dados do Federal Reserve, OCDE e Conference Board, o trabalhador americano trabalha 78 horas anuais a mais e tem produtividade média de 75% maior do que o trabalhador brasileiro. Ou seja, precisamos de três brasileiros para fazer o trabalho de um americano com pouca diferença de horas trabalhadas.

Parece que nem sempre quem trabalha mais produz mais.

Abaixo seguem dicas de como gerir e priorizar o seu trabalho com o objetivo de aumentar a sua produtividade e diminuir as horas extras trabalhadas.

1.[CONTROLE A SUA AGENDA] Antes de mais nada, é importante saber onde se investe o próprio tempo e com o que. Registre todas as atividades que realizar no seu dia a dia de trabalho e o tempo investido em cada uma delas durante duas semanas, não deixe nada para trás. Anote o tempo gasto em reuniões, atendendo a cada chamada de telefone, respondendo e mandando e-mails, tempo investido em mídias sociais – se você trabalha com isso, diferencie entre o tempo investido profissional e o pessoal – cafés com os colegas, até conversas no WhatsAPP. Ao final de cada dia, veja quanto tempo você investiu em cada uma das ações e qual foi o retorno para a sua carreira. Você pode se surpreender com a quantidade de tempo investido em atividades que não acrescentam nada ao seu desenvolvimento profissional.

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2.[CRIE REGRAS] A maneira mais fácil de gerir como você gasta o seu tempo com atividades que não impulsionarão a sua carreira é regular as atividade que você pode controlar. Se para você é impossível não acessar as redes sociais algumas vezes ao dia, crie regras claras que delimitem o tempo disponível para o acesso como, por exemplo, acessar durante 5 minutos o Facebook a cada 30 minutos de trabalho ou ainda tirar 15 minutos de descanso a cada 60 minutos trabalhados. Lembre-se, as regras devem ser simples e claras, e devem depender totalmente de você. Preste atenção ao tempo gasto com atividade que não tem a ver com o seu trabalho e veja o quanto elas prolongam a sua jornada de trabalho e impactam diretamente na sua produtividade e no aumento desnecessário de horas extras.

Veja mais: Como aumentar a produtividade dos seus colaboradores?

3.[PLANEJE O SEU DIA] Se for possível, tenha um planejamento de quais atividades você realizará durante o dia, semana e se possível até do mês. Quando mais visibilidade você tiver do seu dia a dia, melhor será a sua compreensão do que deve ser feito e o que é prioridade. Ter uma agenda atualizada é um passo importante para se saber como se tem gasto o tempo de trabalho.

Trabalhando muito4.[DIGA NÃO] Ajudar as pessoas do trabalho, ser proativo na resolução de problemas e desafios da empresa é sempre algo positivo na vida profissional, mas como diz o ditado “tudo o que é demais é exagero”. É sempre bom ajudar os colegas, mas se você é tido como um recurso fixo de alguém ou de uma área que não esteja alinhado no seu escopo de trabalho e por vezes atrapalha as suas atividades primárias e secundárias profissionais,  você deve ser capaz de negar participação nelas, simplesmente dizendo que não está disponível (ou não está mais disponível).

Por mais que isso possa incomodar ou parecer pouco gentil, é importante entender qual é o impacto dessa “proatividade” no seu dia a dia profissional. Ofereça ajuda ou participe de projetos fora do seu escopo oficial de trabalho se eles indiretamente contribuírem de maneira positiva para o seu crescimento profissional e não atrapalhe a sua agenda.

Veja mais: Como uma empresa pode estimular o intraempreendedorismo?

5.[CONHEÇA OS SEUS LIMITES] Por mais competente que você possa ser, não se vai muito longe sozinho. Seja por limitações técnicas, tempo, conhecimentos específicos, o crescimento acompanhado é sempre mais rápido e edificante. O segredo é ter consciência do próprio perfil e das habilidades e encontrar um parceiro, ou parceiros, que tenham perfis e habilidades complementares a suas. Dessa forma, todo e qualquer projeto ou plano de ação, tem maiores chances de funcionar. Outra coisa que deve ser levada em conta é a motivação dessa companhia – ela deve ser a mesma que a sua . O objetivo de pedir ajuda é economizar tempo e construir soluções e não perder tempo com discussões por divergências que não sejam em direção do objetivo.

6.[AMOSTRA GRÁTIS] Se você tem uma ideia ou proposta de melhoria no seu trabalho, mas vem encontrado resistência por parte dos seus superiores, apresente um projeto piloto ao invés de engavetar a sua proposta ou desistir.  Após o termino do projeto, mensure todos os dados, informações discuta com o seu gestor os próximos passos, que podem incluir a manutenção dessa nova ideia ou não.

Por mais inovadora e arriscada que seja a sua ideia, as coisas tendem a acontecer de maneira positiva quando se tem visibilidade dos resultados.

Nessa mesma linha de raciocínio, busque exemplos dentro e fora do seu trabalho de pessoas que propuseram o mesmo que você e tiveram sucesso. Muitas vezes alguém em alguma da sua empresa já fez ou propôs algo parecido e teve sucesso. Se não, busque referências externas, a internet está cheia de cases e histórias de sucesso.

Veja mais: Como podemos aumentar a nossa produtividade no trabalho?

7.[PROPONHA MUDANÇAS SUSTENTÁVEIS] Ao invés de reclamar com o seu chefe sobre as horas extras que você vem fazendo, exponha a ele a sua situação e traga opções para minimizar esse problema. Se prepare para essa conversa antes, traga fatos e dados que comprovem que você está trabalhando demais e isso não está sustentável para você e nem para a empresa. Afinal, nem sempre quem trabalha muito, trabalha melhor.

Além do desempenho não estar diretamente ligado a quantidade de horas que você trabalha, trabalhar de mais tem um peso na sua vida pessoal e física, que certamente podem influenciar os seus rendimentos. Estude e pesquise novas maneiras e métodos de jornada de trabalho, maneiras de produzir mais e melhor de forma sustentável e envolva o seu gestor. Esse tipo de trabalho deve ser construído em conjunto e não de forma unilateral. Certifique-se de apresentar as suas opções como sugestões e não como regras que devem ser seguidas de maneira inflexível. Nada deve ser imposto, mas sim construído junto. Afinal, o seu gestor pode ter as próprias ideias de como reduzir as suas horas extras de trabalho – uma coisa é certa, cada área de atuação tem um nível de exigência própria. Um médico plantonista tem carga horária, estresse e responsabilidades completamente diferentes de um gerente de projetos, por exemplo.

Por isso, deve-se saber qual é a rotina prática da profissão que se deseja seguir e entender se ela é sustentável e condizente com tipo de vida que se deseja ter.

8.[ASSUMA RISCOS] Se o seu gestor não se interessou pelas suas ideias de melhoria ou mesmo não respondeu as suas solicitações, arrisque e faça as alterações que você julga necessário sem a aprovação dele. Claro, esse tipo de atitude é arriscada, e você tem que estar bem certo dos riscos e consequências que esse tipo de estratégia envolve. Provavelmente, quando o seu gestor descobrir, você terá que explicar os resultados obtidos, por isso, tenha certeza de que o que você planeja funcionará.

Por mais lógicos e simples que possam parecer, as dicas oferecidas devem ser estudadas e implantadas de acordo com a cultura da empresa em que se trabalha. Muitas vezes, não há espaço para se tentar algo novo por muitos motivos. Se essa for a sua percepção, talvez o melhor solução seja você olhar o mercado e buscar algo novo, que seja aderente aquilo que você busca como ambiente ideal para prosperar na sua carreira.

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